Términos del servicio y política de privacidad

1. El servicio

Grupo Factura es una aplicación en línea para emitir, recibir y administrar comprobantes electrónicos ante el Ministerio de Hacienda de Costa Rica (versión 4.4), con módulos de inventario, cobros, gastos, bancos, contabilidad, recursos humanos y punto de venta. El proveedor del sistema es IT Core Sync S.R.L. («el proveedor»); la empresa que usa el sistema es «el cliente» y cada persona con acceso, «el usuario».

2. Responsabilidad del cliente

• Los comprobantes se emiten con las credenciales de Hacienda y la llave criptográfica del cliente. El cliente es el emisor y el responsable tributario de lo que emite, de la exactitud de sus datos y de la actividad económica declarada.
• Cada usuario responde por el uso de su cuenta: contraseña propia, verificación en dos pasos cuando se exige y aviso inmediato al administrador si sospecha un acceso no autorizado.
• El cliente decide a quién da acceso (roles y permisos) y qué tokens de integración crea; puede revocarlos en cualquier momento.

3. Responsabilidad del proveedor

• Mantener el sistema disponible y actualizado con los formatos y reglas vigentes de Hacienda, y conservar los comprobantes y sus respuestas durante el plazo legal mientras el servicio esté activo.
• Realizar respaldos periódicos y entregar al cliente, cuando lo solicite, la exportación completa de sus comprobantes y datos (XML, PDF y archivos de datos) para su propio resguardo o para cambiar de proveedor.
• Atender las incidencias y comunicar con antelación razonable los cambios relevantes del servicio.
• El proveedor no garantiza la disponibilidad de los servicios de terceros (Hacienda, bancos, correo) ni responde por rechazos de comprobantes causados por datos incorrectos del cliente.

4. Datos personales y confidencialidad

• Los datos de la empresa, sus clientes, proveedores, empleados y usuarios se tratan únicamente para prestar el servicio, conforme a la Ley 8968 de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales y su reglamento.
• Cada empresa tiene su propia base de datos y su propia llave de cifrado; las credenciales de Hacienda, las contraseñas de correo y la llave criptográfica se guardan cifradas. El proveedor no accede a los datos del cliente salvo para soporte autorizado o por obligación legal.
• Los datos no se venden ni se comparten con terceros. Se transmiten solo a Hacienda (comprobantes), al servidor de correo configurado por el cliente (envíos a sus clientes) y a los sistemas que el propio cliente conecte mediante tokens de integración.
• Los usuarios pueden pedir al administrador de su empresa la corrección o eliminación de sus datos personales; la empresa puede pedir al proveedor la eliminación de su cuenta, con la salvedad de los registros que la ley obliga a conservar.

5. Facturación del servicio y consentimiento (Ley 10946)

El cliente acepta recibir las facturas electrónicas del servicio Grupo Factura por medios electrónicos (correo electrónico y enlace de consulta en línea) en la dirección registrada de la empresa, en lugar de una representación impresa, y se compromete a mantener esa dirección actualizada. Puede retirar este consentimiento en cualquier momento escribiendo al proveedor.

6. Precios y renovación

• El cliente paga el plan y los adicionales que contrata, según la lista de precios vigente al contratar o renovar.
• IT Core Sync se reserva el derecho de ajustar los precios de los planes y adicionales al vencimiento de cada período contratado (mensual o anual). El ajuste se comunica al cliente con al menos 30 días naturales de anticipación a la renovación; el precio pagado se mantiene hasta el final del período en curso.
• Si el cliente no está de acuerdo con el nuevo precio, puede no renovar sin penalidad y solicitar la exportación de sus datos según el punto 7.

7. Vigencia, suspensión y terminación

• El servicio se presta mientras el cliente mantenga su suscripción al día. El proveedor puede suspender el acceso por falta de pago o uso indebido, avisando antes cuando sea posible.
• Al terminar la relación, el cliente puede pedir al proveedor, durante los 60 días siguientes, la exportación completa de sus datos (XML, PDF y archivos de datos); el proveedor la entrega sin costo. Después el proveedor puede eliminarlos, salvo la información que deba conservar por ley.

8. Cambios a estos términos

El proveedor puede actualizar estos términos. La versión vigente se muestra en el sistema y cada usuario debe aceptarla al ingresar cuando cambie. Las dudas o reclamos se atienden en el correo de contacto del proveedor.