Cómo aceptar las facturas de sus proveedores ante Hacienda
Cuando un proveedor le emite una factura electrónica, usted la recibe por correo con su XML. Además de pagarla, le corresponde responderle a Hacienda si la acepta, si la acepta solo en parte o si la rechaza. Esa respuesta se llama mensaje receptor.
En corto: revise cada comprobante que le llega, responda con el mensaje receptor (aceptación total, parcial o rechazo) dentro del plazo y guarde el XML. Así su gasto y su IVA quedan bien respaldados.
Las tres respuestas posibles
- Aceptación total: el comprobante está correcto y corresponde a lo que compró.
- Aceptación parcial: está correcto en general, pero hay una diferencia, por ejemplo en el monto del impuesto que puede acreditar.
- Rechazo: el comprobante no corresponde, tiene un error que debe corregir el proveedor o no se lo debían emitir a usted.
El plazo
Hacienda pide responder los comprobantes recibidos dentro de los primeros 8 días hábiles del mes siguiente a su emisión. Si deja pasar el plazo, puede tener problemas para respaldar ese gasto y su IVA. Su contador le puede confirmar cómo le afecta en su caso.
Cómo hacerlo sin que se le acumulen
- Use un correo solo para comprobantes. Pida a sus proveedores que envíen las facturas a una dirección dedicada.
- Revise una vez por semana. Es más fácil detectar errores cuando la compra está fresca.
- Compare con lo que recibió. Cantidades, precios y el IVA de cada línea.
- Responda y guarde. El XML de la factura, la respuesta de Hacienda y su mensaje receptor deben quedar archivados.
Cómo lo resuelve Grupo Factura
Grupo Factura lee los comprobantes que llegan al buzón de su empresa, le muestra la respuesta de Hacienda de cada uno y la fecha límite para responder. Con un clic los acepta, los acepta parcialmente o los rechaza, y lo aceptado pasa a sus gastos y al IVA acreditable. El inicio le avisa de los que están por vencer.
Ver la recepción de comprobantes
Preguntas frecuentes
¿Tengo que aceptar también los tiquetes electrónicos?
El tiquete se emite a consumidor final y no lleva su identificación como receptor. Si necesita respaldar el gasto, pida al proveedor una factura electrónica a nombre de su empresa.
¿Qué hago si el proveedor se equivocó en la factura?
Rechace el comprobante con el motivo y pida al proveedor que emita una nota de crédito y una factura nueva correcta.
¿Dónde guardo los XML?
En un sistema que los conserve junto con la respuesta de Hacienda, y con un respaldo aparte. Grupo Factura los guarda y respalda todo a diario.