La planilla en Costa Rica, paso a paso
Pagar a su personal implica más que transferir el salario. Cada período hay que calcular lo que se le rebaja al trabajador, lo que paga la empresa, la renta y lo que se va acumulando para vacaciones y aguinaldo. Esta guía explica cada pieza para que entienda qué hay detrás de cada número.
En corto: salario bruto, menos la cuota obrera de la CCSS y la renta, da el neto que recibe la persona. Encima, la empresa paga la cuota patronal y la póliza de riesgos del trabajo, y debe provisionar vacaciones y aguinaldo.
1. Salario bruto del período
Es todo lo que la persona ganó en el período: salario base más horas extra, comisiones y bonificaciones. Puede pagarse por mes, por quincena o por semana, según lo acordado.
2. Deducciones del trabajador
Del salario bruto se rebaja la cuota obrera de la CCSS, que incluye el seguro de salud, el de invalidez, vejez y muerte y el aporte al Banco Popular. Los porcentajes los define la CCSS y se actualizan, así que conviene que el sistema los tenga al día.
También se retiene el impuesto sobre la renta cuando el salario supera el monto exento, aplicando los tramos vigentes del año.
3. Lo que paga la empresa
Además del salario, la empresa paga la cuota patronal de la CCSS, que incluye aportes a otras instituciones, y la póliza de riesgos del trabajo del INS. Por eso el costo real de un colaborador es mayor que su salario bruto.
4. Vacaciones
El Código de Trabajo da derecho a dos semanas de vacaciones pagadas por cada cincuenta semanas de trabajo continuo. Lleve el saldo de cada persona, los días disfrutados y su valor en colones, porque se usa en la liquidación.
5. Aguinaldo
Se suman los salarios ganados del 1 de diciembre del año anterior al 30 de noviembre, y el total se divide entre 12. Se paga a más tardar el 20 de diciembre y no paga cargas de la CCSS ni renta. Puede calcularlo con la calculadora de aguinaldo.
6. Liquidaciones
Cuando una persona deja la empresa se calculan, según el motivo de salida, el preaviso, la cesantía, las vacaciones pendientes y el aguinaldo proporcional.
Cómo lo resuelve Grupo Factura
Registra a su personal una vez y genera cada planilla con las cargas obrera y patronal, la póliza del INS, la renta, las vacaciones y el aguinaldo acumulado. Envía el comprobante de pago a cada persona por correo, prepara el informe mensual para la CCSS y genera el asiento contable.
Preguntas frecuentes
¿Cada cuánto cambian los porcentajes de la CCSS?
La CCSS los revisa periódicamente. Por eso conviene usar un sistema que mantenga las tasas al día en lugar de una hoja de cálculo con porcentajes fijos.
¿Las horas extra cuentan para el aguinaldo?
Sí. El aguinaldo se calcula con todo lo ganado en el período, incluidas horas extra, comisiones y bonificaciones.
¿Tengo que reportar la planilla todos los meses?
Sí. La planilla se reporta a la CCSS y al INS cada mes. Grupo Factura le deja el resumen por trabajador listo para hacerlo.