Qué necesita para emitir factura electrónica en Costa Rica
En Costa Rica, cada venta de un contribuyente inscrito se respalda con un comprobante electrónico que se envía a Hacienda. Para emitirlos necesita cinco cosas en orden. Esta guía las explica en el orden en que conviene prepararlas.
En corto: inscripción con su actividad económica, llave criptográfica con su PIN, usuario y contraseña de comprobantes electrónicos, el código CABYS de cada producto o servicio y un sistema que genere, firme y envíe los comprobantes.
1. Estar inscrito ante Hacienda con su actividad económica
Antes de facturar, la persona física o la empresa debe estar inscrita como contribuyente, con su régimen y su actividad económica. En la versión 4.4 de los comprobantes la actividad económica se indica con el código de la clasificación CIIU 4, y debe ir en cada documento que emita.
Si tiene varias actividades, una es la principal y las demás secundarias. Al emitir, elija la que corresponde a lo que está vendiendo.
2. Generar la llave criptográfica
La llave criptográfica es un archivo con extensión .p12 que se genera en el portal de Hacienda, protegido con un PIN. Con ella el sistema firma digitalmente cada comprobante para demostrar que lo emitió usted.
- Guárdela en un lugar seguro y no la comparta por correo sin cifrar.
- Anote la fecha de vencimiento: cuando vence, hay que generar una nueva y cargarla en el sistema.
- Si la regenera, la anterior deja de servir.
3. Crear el usuario y la contraseña de comprobantes electrónicos
Además de la llave, Hacienda le da un usuario y una contraseña para que su sistema de facturación se conecte con sus servicios y envíe los comprobantes. No son los mismos con los que usted entra al portal.
4. Asignar el código CABYS a cada producto y servicio
El CABYS es el catálogo de bienes y servicios que usa Hacienda. Cada línea de una factura lleva su código de 13 dígitos, y ese código define la tarifa de IVA que corresponde. Asignarlo bien desde el inicio evita rechazos y errores en el IVA.
5. Elegir un sistema que genere, firme y envíe
El sistema arma el comprobante en el formato XML de la versión 4.4, lo firma con su llave, lo envía a Hacienda, consulta la respuesta y le manda al cliente el PDF y el XML. También lleva los consecutivos.
El consecutivo y la clave
Cada comprobante tiene un consecutivo de 20 dígitos (sucursal, terminal, tipo de documento y número) y una clave de 50 dígitos que lo identifica ante Hacienda. Los tipos más comunes son 01 factura electrónica, 02 nota de débito, 03 nota de crédito, 04 tiquete electrónico, 08 factura de compra, 09 factura de exportación y 10 recibo electrónico de pago.
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Cómo lo resuelve Grupo Factura
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Preguntas frecuentes
¿Puedo usar la herramienta gratuita de Hacienda?
Sí, Hacienda ofrece una herramienta gratuita para emitir comprobantes. Un sistema como Grupo Factura agrega lo que esa herramienta no hace: inventario, punto de venta, cobros, recepción de comprobantes, planillas y contabilidad.
¿Qué pasa si se me vence la llave criptográfica?
El sistema ya no puede firmar los comprobantes. Hay que generar una llave nueva en el portal de Hacienda y cargarla. Grupo Factura le avisa en el inicio antes de que venza.
¿Puedo facturar en dólares?
Sí. El comprobante se emite en la moneda de la venta con el tipo de cambio del día, y el sistema lo reporta como corresponde.